Вакансия Офис-менеджер в Алматы, работа в АЛВИ плюс

Обязанности

Ведёт кадровое делопроизводство. Работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов. Работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
Организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
Работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы;
По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании;
По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных;
Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы;
Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу;
Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания. Заказ воды по мере необходимости;
Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы;
Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения;
Оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей.

Требования

Опыт работы не менее 1 года;
Опытный пользователь ПК, excel, word, outlook.

Необходимые навыки

1С: Документооборот Microsoft Office 1С: Документооборот, Microsoft Office,

Офис-менеджер

Присоединяйтесь к HiPO

Оставить отзыв

Откликнуться

Предложить другу

Присоединяйтесь к HiPO

Присоединяйтесь к HiPO