Все записи

Как преуспеть в проектном менеджменте

Всё началось с того что, сотрудник иностранного подрядчика предоставил план проекта по установке платформы, где были учтены и посчитаны сроки, ресурсы и расписание. Описание составляло несколько десятков страниц. На все вопросы у сотрудника были ответы со ссылкой на план и отчеты. Сотрудник носил гордое звание менеджер проектов. Вдохновившись примером, у меня появилось огромное желание получить знания по эффективному ведению проектов и стать сертифицированным проектным менеджером.

Я, как, наверное, многие, думала, что любая идея может стать прекрасным проектом. Главное – бюджет и команда профессионалов. Но в тоже время были и примеры того, что даже самая гениальная идея или проект закрывались, так и не принеся свою выгоду. Я задалась вопросом, как можно реализовать успешный проект, даже если проект сложный и масштабный. Пролистав мировые практики, я остановилась на методике Руководство PMBOK® (Руководство к Своду знаний по управлению проектами Института управления проектами Project Management Institute, PMI). Это «классическая» методика, в которой собраны все опробованные лучшие практики. Философия данной методики заключается в том, чтобы необходимо выбрать процессы и запланировать все работы.

Ключевым человеком в этом процессе является проектный менеджер, который интегрирует проект в жизнь компании. Иными словами знает, что, когда, кем и как должно быть выполнено, что должно быть под контролем, какие результаты должны быть. Он или она видит целостную картину всего проекта, для чего проект создан и какую выгоду принесет. Для освоения методики я вооружилась 600-страничным стандартом PMBOK 4-го издания, нашла много статей и полезных сайтов в интернете, и подписалась на ютуб-каналы уже именитых профессионалов области ведения проектов.

Я хочу поделиться тем, что важного и нового я почерпнула для себя и что я применяю в своей работе. Первым делом меня заинтересовал процесс сбора требований. Сами требования обычно представляются в виде документа как внутренним заказчиком, так и внешним. Требования должны быть уточнены вместе с заказчиком. Должно быть четко выяснено, правильно ли вы поняли, что заказчик имел в виду, когда описывал заказ, какие термины использовал и что они обозначают в его понимании. Следует заранее выяснить его или ее ожидания по качеству продукта, срокам и какие ограничения имеются. Нужно обсудить вопрос, кто будет пользоваться продуктом или услугой, какие у них ожидания от результатов проекта.

Ожидания заказчика могут быть следующими: ускорение времени обработок заявок с помощью новой программы, автоматизация существующих процессов, при этом конечные пользователи могу рассказать важные детали, которые могут быть упущены заказчиком, но которые влияют на успешность самого проекта. Сам же проект — это временная работа по созданию уникального продукта или услуги. Основными результатами сбора требований являются документы. Это Описание продукта или услуги и Матрица требований. Матрица требований позволяет отследить автора требований и уточнить детали при возникновении вопросов в течение реализации проекта. Далее из требований составляется Содержание продукта (Scope), которое в свою очередь разбивается на пакеты работ. Разбивка необходима для оценки таких важных аспектов проекта, как расписание и стоимость.

Второй важный аспект — это расписание. Расписание является одним из часто встречающихся факторов конфликта при работе над проектом. От нереалистичных сроков и расписания страдают и исполнители, и заказчики. Длительность выполнения работы обсуждается с исполнителями и с командой проекта. При этом учитывается и нагрузка на одного сотрудника, его свободное время, возможные командировки, отпуска, больничные. Важно знать, какие работы зависят от других, а какие можно выполнять параллельно. Плюс, учитывается время на закупка материалов или на поиск поставщика. Реалистичное расписание показывает профессионализм проектного менеджера. На протяжении всего времени реализации проекта необходимо сверять сроки выполнения с базовым расписание, отслеживать прогнозы по завершению проекта в срок. Это помогает видеть отклонения и вовремя предпринять меры по возврату сроков исполнения в запланированное время.

Для примерной оценки проекта на начальном этапе можно использовать аналоговую оценку (бюджет аналогичного проекта в прошлом), параметрическую оценку (стоимость человеко-часа, или стоимость одной строки кода). Эти методы удобны, когда заказчик запрашивает примерную стоимость для составления бюджета. Более точной оценкой является оценка «снизу вверх» - бюджет или стоимость проекта оценивается по каждому пакету работ или по более укрупненным пакетам работ (accounts). Как и для расписания, бюджет отслеживается и сравнивается с базовой стоимостью, и высчитываются прогнозы по выполнению.

Содержание, расписание и стоимость – это три «кита» на которых основывается проект. Если возникают изменения в содержании, то я уже точно знаю, что расписание и бюджет должны быть вновь пересмотрены, и необходимо провести проверку на возможные изменения.

Конечно, методика намного обширнее, чем я описала в статье. Надеюсь, мне удалось вкратце рассказать основы и заинтересовать вас такой интересной сферой, как проектный менеджмент.

5 правил эффективной работы из дома
Интервью с основателем Santufei Асхатом Омаровым
Свободный день: как отказаться от встреч и сделать все самое важное
Как сдать экзамен с первого раза и получить сертификат PMP
I «Кубок Евразии» по интеллектуальным играм
Какой он - настоящий ивент-менеджер?