Мои правила работы с почтой
Почта и Слак — мои инструменты общения на работе. Сегодня про почту.
1. Выделить в календаре время на работу с почтой
Раньше я проверяла почту с утра. Но с утра лучше делать важные и сложные задачи. Я перенесла проверку почты на 12.30. Чтобы не было соблазна проверить с утра, выделила время в календаре:
Повторяющаяся задача для почты в гугл календаре
2. Архивировать все письма — пустой инбокс
Обычное состояние моей почты
Я пользуюсь Inbox. Всем кто работает в Gmail рекомендую перейти на него. Ниже расскажу почему.
Каждое письмо — это задача. Каждый день я открываю почту и вижу список задач. Если можно ответить быстро (правило двух минут), отвечаю и архивирую письмо. Когда мне ответят, письмо снова попадет во входящие.
Если не могу ответить на письмо быстро, отдельно записываю задачу в планировщик с деталями: «сделать отчет», «подписать акт по видеоролику», «подготовить ТЗ». И архивирую задачу.
Архивированные задачи не удаляются, а попадают в папку «Выполненные», их всегда можно найти, используя поиск.
Из этого вытекает следующее правило:
3. Точно задавать тему письма
Чаще всего в почте я пользуюсь поиском. Поэтому важно нормально задавать тему письма.
Хорошая тема письма помогает читателю понять что внутри письма.
Хорошие и плохие примеры тем в письмах от Максима Ильяхова
4. Ставить напоминалки
В письмах я ставлю задачи коллегам и задаю вопросы партнерам. Чтобы не просрать дедлайны, я через 1–2 дня спрашиваю статус задачи. Для этого в Инбоксе есть функция «Отложить»:
Напоминалка в Инбоксе
Пишу письмо с задачей или вопросом, нажимаю на иконку с часами, выбираю дату напоминалки. Письмо уходит из входящих, в нужный день появляется во входящих. Все письма с напоминалками можно посмотреть в папке «Отложенные».
Универсальный инструмент напоминалок — сервис followupthen.com. Если перешлете письмо на адрес tomorrow@followupthen.com, оно вернется завтра. Если отправите на 4hours@followupthen.com, сервис пришлет напоминалку через 4 часа. А если на jan30@followupthen.com — то тридцатого января. Срок напоминалки ставится в названии почты.
Бирман в видео про работу с почтой советует создать папку «Travel» и скидывать туда все билеты, брони и т. д. Возьму на заметку, потому что в последней командировке у меня было семь перелетов и я лихорадочно искала в аэропорту посадочные талоны.
А какие у вас правила работы с почтой? Делитесь в комментариях.