Мои правила работы с почтой

Почта и Слак — мои инструменты общения на работе. Сегодня про почту.

1. Выделить в календаре время на работу с почтой

Раньше я проверяла почту с утра. Но с утра лучше делать важные и сложные задачи. Я перенесла проверку почты на 12.30. Чтобы не было соблазна проверить с утра, выделила время в календаре:

Повторяющаяся задача для почты в гугл календаре

2. Архивировать все письма — пустой инбокс

Обычное состояние моей почты

Я пользуюсь Inbox. Всем кто работает в Gmail рекомендую перейти на него. Ниже расскажу почему.

Каждое письмо — это задача. Каждый день я открываю почту и вижу список задач. Если можно ответить быстро (правило двух минут), отвечаю и архивирую письмо. Когда мне ответят, письмо снова попадет во входящие.

Если не могу ответить на письмо быстро, отдельно записываю задачу в планировщик с деталями: «сделать отчет», «подписать акт по видеоролику», «подготовить ТЗ». И архивирую задачу.

Архивированные задачи не удаляются, а попадают в папку «Выполненные», их всегда можно найти, используя поиск.

Из этого вытекает следующее правило:

3. Точно задавать тему письма

Чаще всего в почте я пользуюсь поиском. Поэтому важно нормально задавать тему письма.

Хорошая тема письма помогает читателю понять что внутри письма.

Хорошие и плохие примеры тем в письмах от Максима Ильяхова

4. Ставить напоминалки

В письмах я ставлю задачи коллегам и задаю вопросы партнерам. Чтобы не просрать дедлайны, я через 1–2 дня спрашиваю статус задачи. Для этого в Инбоксе есть функция «Отложить»:

Напоминалка в Инбоксе

Пишу письмо с задачей или вопросом, нажимаю на иконку с часами, выбираю дату напоминалки. Письмо уходит из входящих, в нужный день появляется во входящих. Все письма с напоминалками можно посмотреть в папке «Отложенные».

Универсальный инструмент напоминалок — сервис followupthen.com. Если перешлете письмо на адрес tomorrow@followupthen.com, оно вернется завтра. Если отправите на 4hours@followupthen.com, сервис пришлет напоминалку через 4 часа. А если на jan30@followupthen.com — то тридцатого января. Срок напоминалки ставится в названии почты.

Бирман в видео про работу с почтой советует создать папку «Travel» и скидывать туда все билеты, брони и т. д. Возьму на заметку, потому что в последней командировке у меня было семь перелетов и я лихорадочно искала в аэропорту посадочные талоны.

А какие у вас правила работы с почтой? Делитесь в комментариях.